Das Institut für Arbeitsschutz (IFA) unterstützt die gesetzlichen Unfallversicherungsträger schwerpunktmäßig bei naturwissenschaftlich-technischen Fragestellungen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit.

Die Aufgaben sind vielfältig: Forschung, Entwicklung, Untersuchung und Prüfung von Produkten und Stoffproben gehören ebenfalls dazu wie betriebliche Messungen, Beratung, Mitwirkung in der Normung und Regelsetzung sowie Bereitstellung von Fachinformationen und Expertenwissen.

Ihre Aufgaben:

Im Rahmen der Assistenz sind Sie verantwortlich für die Koordination aller Anfragen und Termine, die Bearbeitung der Eingangspost als auch die (digitale und analoge) Akten- und Vorgangsführung. Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen:

Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Seminaren
Anfertigung von Texten, Tabellen, Grafiken, Präsentationen und Druckvorlagen (ggf. auch in Englisch)
Koordination und Abrechnung von Dienstreisen
Erstellen von Bestell- und Rechnungsanforderungen in SAP

Für die Abteilung „Chemische und biologische Einwirkungen':

Mitwirkung bei der Organisation von (inter-)nationalen Ringversuchen
Mitarbeit beim Projektmanagement
Koordination und Auswertung der Arbeitsergebnisse für Gremien einschließlich der Aufbereitung von bzw. für Gremienunterlagen

Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
Für die Assistenz der Abteilung „Chemische und biologische Einwirkungen“ kann alternativ auch eine abgeschlossene Berufsausbildung in den Bereichen BTA, CTA oder Laborant/ Laborantin mit Berufserfahrung in den Aufgabengebieten vorgewiesen werden.
Erfahrung in der Büroorganisation
Kenntnisse im Umgang mit SAP als auch MS 365 (insbes. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, Sharepoint, axesWord)
Grundkenntnisse in der Nutzung digitaler und KI-gestützter Werkzeuge zur Unterstützung von Arbeitsprozessen
Strukturierte, zuverlässige und kreative Arbeitsweise, Organisations- und Koordinationsfähigkeit
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)

Stellendetails:

Start: Ab sofort
Bewerbungsfrist: 29.11.2026
Standort: Sankt Augustin
Stellenumfang: Vollzeit, Teilzeit möglich
Gehalt: EG 8 - EG 9a BG-AT
Befristung: Unbefristet (je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen)

Ihre Vorteile:

Tätigkeit mit Sinn: Einen abwechslungsreichen und interessanten Job rund um die Themen Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, Rehabilitation und Soziale Sicherheit
Transparente Bezahlung: Ein sicheres Gehalt nach BG-AT + Sonderzahlung und Leistungsprämie
Urlaub, Vereinbarkeit und Homeoffice: Flexible Arbeitszeiten, individuelle Teilzeit-Regelungen, 30 Tage Urlaub/Jahr, bis zu 3 Tage/Woche mobiles Arbeiten je nach Stellenprofil
Vielfalt und Inklusion: Vielfalt hat zahlreiche Facetten. Dazu gehört die Inklusion von Menschen mit Behinderung
Sicherheit und Gesundheit: Ergonomische Arbeitsplatzausstattung, Sport- und Bewegungsangebote
Lebenslanges Lernen: Ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
An die Zukunft denken: Abgesichert sein mit der Betrieblichen Altersvorsorge (VBL)

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