Assistenz Office Management (m/w/d)

Als familiengeführtes Unternehmen der Immobilienbranche legen wir Wert auf eine verlässliche Zusammenarbeit, kurze Entscheidungswege und eine langfristige Perspektive. Unser kleines Team arbeitet eng zusammen und übernimmt vielfältige kaufmännische und organisatorische Aufgaben.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen kaufmännischen Mitarbeiter (m/w/d), der administrative Vorgänge eigenständig bearbeitet, den Überblick über Fristen und Dokumente behält und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft organisatorisch unterstützt.

Die Position verbindet klassische kaufmännische Sachbearbeitung mit Vertragsmanagement und abwechslungsreichen administrativen Aufgaben. Sie eignet sich besonders für eine berufserfahrene Persönlichkeit, die gerne selbstständig arbeitet, Prioritäten setzen kann und sich in einem kleinen Unternehmen mit vielseitigen Aufgaben wohlfühlt.

Da wir als kleines Team eng zusammenarbeiten, suchen wir eine Persönlichkeit, die ihre Aufgaben nach einer angemessenen Einarbeitung weitgehend selbstständig organisiert und eigenverantwortlich bearbeitet.

Ihre Aufgaben – vielseitig und eigenverantwortlich

Kaufmännische Sachbearbeitung und Vertragsmanagement

• Eigenständige Bearbeitung und Verwaltung laufender kaufmännischer Vorgänge
• Erstellung, Prüfung, Pflege und strukturierte Ablage von Verträgen und weiteren Geschäftsdokumenten
• Überwachung von Vertragsfristen, Terminen und Wiedervorlagen
• Pflege und Aktualisierung von Daten, Dokumenten und digitalen Vorgängen
• Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation

Organisation und laufende Administration

• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
• Koordination von Abläufen und Abstimmung mit Geschäftspartnern und weiteren Ansprechpartnern
• Organisation und Nachverfolgung administrativer Vorgänge
• Unterstützung bei der strukturierten Gestaltung und Weiterentwicklung der täglichen Arbeitsabläufe

Unterstützung der Geschäftsführung

• Administrative und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft
• Vorbereitung von Unterlagen sowie Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen
• Übernahme organisatorischer Aufgaben nach Bedarf
• Bei Bedarf Organisation und Buchung von Reisen einschließlich der erforderlichen Vor- und Nachbereitung

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung. Sie sind es gewohnt, kaufmännische Aufgaben eigenständig zu bearbeiten, behalten auch bei mehreren parallel laufenden Vorgängen den Überblick und legen Wert auf eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.

• Das bringen Sie mit:
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Administration oder im Vertragsmanagement
  • Fähigkeit, sich in neue Aufgaben und Abläufe einzuarbeiten und diese anschließend selbstständig zu bearbeiten
  • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
  • Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren
  • Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein freundliches, verbindliches Auftreten

  Das ist zusätzlich von Vorteil:

  • Berufserfahrung in der Immobilienbranche
  • Kenntnisse im Dokumentenmanagement mit ELO oder ELO Contract
  • Weitere Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Französisch oder Spanisch

• Das erwartet Sie bei uns

  Direkte Zusammenarbeit und kurze Entscheidungswege
  Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und können Ihre Aufgaben eigenständig organisieren.

  Abwechslungsreiche Tätigkeit
  Sie übernehmen unterschiedliche kaufmännische und organisatorische Aufgaben und erhalten Einblick in vielfältige betriebliche Abläufe.

  Persönliches Arbeitsumfeld
  Als familiengeführtes Unternehmen mit einem kleinen Team legen wir Wert auf eine direkte, verlässliche und kollegiale Zusammenarbeit.

  Langfristige Perspektive
  Wir suchen eine Persönlichkeit, die sich langfristig bei uns einbringen und mit ihren Aufgaben wachsen möchte.

  Moderner Arbeitsplatz
  Sie arbeiten an einem modernen Arbeitsplatz in Stuttgart.

  Sie genießen den Komfort eines reservierten Parkplatzes oder eines Firmentickets.

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