Projekt- und Ressourcenkoordinator/in (m/w/d) Zentrale Schnittstelle für Studienplanung, Kapazitätssteuerung und Probenmanagement

Die BioChem agrar ist eine international tätige, zertifizierte Prüfeinrichtung mit derzeit über 150 Mitarbeitern. Wir bieten ein breites Spektrum an Dienstleistungen in den Bereichen Ökotoxikologie, Freilandversuchswesen und Analytik an.

Damit hängen zahlreiche Prozesse unmittelbar voneinander ab: Studienplanung, Probengenerierung, Probenmanagement, Labor, Auswertung und Berichtswesen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Projekt- und Ressourcenkoordinator/in (m/w/d). In dieser zentralen Funktion koordinieren Sie unsere internen Studien und sorgen dafür, dass Projekte, Mitarbeiter, Geräte, Proben und zeitliche Anforderungen optimal aufeinander abgestimmt sind.
Sie behalten den Überblick über die gesamte Prozesskette und schaffen die Verbindung zwischen unseren verschiedenen Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, vorhandene Kapazitäten bestmöglich zu nutzen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Projekte in Absprache mit den Bereichsleitungen effizient und termingerecht durch unsere Organisation zu delegieren.

Projekt- und Ressourcenkoordination

• Übergreifende Koordination unserer intern durchgeführten Studien und Projekte
• Überführung neuer Projekte in eine realistische und umsetzbare Gesamtplanung
• Abstimmung der Projektabläufe zwischen den beteiligten Fachbereichen
• Planung und ggf. Steuerung von Personal-, Geräte- und Laborkapazitäten in Absprache mit Bereichsleitern
• Erstellung und Pflege von Kapazitäts- und Ressourcenplänen
• Priorisierung von Projekten und Arbeitspaketen in Abstimmung mit den verantwortlichen Fachbereichen
• Erkennen und Auflösen von Kapazitäts- und Terminengpässen
• Optimierung der Auslastung von Mitarbeitern, Geräten und Laborressourcen
• Abstimmung von Gerätebelegungen einschließlich Wartungs- und Servicezeiten

Steuerung der Probenpipeline

• Koordination des gesamten Probenflusses innerhalb der Projekte
• Abstimmung von Probengenerierung, Probenannahme, Registrierung, Lagerung, Probenvorbereitung und Analytik
• Sicherstellung eines kontinuierlichen und planbaren Probenflusses
• frühzeitiges Erkennen von Rückstaus und Engpässen in der Probenbearbeitung
• Abstimmung der Probenprioritäten mit den jeweiligen Projekt- und Fachverantwortlichen
• Überwachung der termingerechten Bearbeitung von Proben und Analyseaufträgen

Projektcontrolling und Effizienz

• Überwachung von Projektfortschritt, Aufwand, Kapazitäten und Terminen
• Erfassung und Bewertung des personellen und technischen Aufwands einzelner Projekte
• Abgleich von geplantem und tatsächlichem Ressourcenverbrauch
• Identifikation von Optimierungspotenzialen in bestehenden Abläufen
• Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz und Kapazitätsauslastung
• Erstellung von Übersichten, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Führungsebene
• Unterstützung bei der Planung zukünftiger Projekte und Kapazitätsbedarfe

Schnittstellenmanagement

• Enge Zusammenarbeit mit Bereichsleitung, Prüfleitung, Analytik und weiteren beteiligten Bereichen
• Moderation bei konkurrierenden Ressourcen- und Terminanforderungen
• Herstellung einer transparenten und belastbaren Gesamtplanung
• Regelmäßige Abstimmung mit den verantwortlichen Fach- und Projektleitern
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer internen Prozesse und Strukturen
• Sicherstellung des Informationsfluß zwischen den Abteilungen und bei Engpässen zur Bereichsleitung

Ihre Rolle bei uns:

Viele unserer Proben entstehen im Rahmen von Studien, die wir vollständig oder zu großen Teilen in unserem eigenen Unternehmen durchführen.

Ihre Aufgabe ist es, diese einzelnen Zahnräder miteinander in Einklang zu bringen.

Wir suchen keine reine Verwaltungskraft, sondern eine Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationsvermögen, technischem Verständnis und Freude daran, komplexe Abläufe zusammenzuführen.

Sie bringen idealerweise mit:

• Abgeschlossenes Studium, z. B. in Naturwissenschaften, Ingenieurwissenschaften, Agrarwissenschaften, Biologie, Chemie, Lebensmittelchemie oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Alternativ eine geeignete naturwissenschaftliche oder technische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
• Berufserfahrung in Projektkoordination, Labororganisation, Studienmanagement, Produktionsplanung oder vergleichbaren Bereichen
• Erfahrung in der Koordination mehrerer parallel laufender Projekte
• Ausgeprägtes Verständnis für Prozessabläufe und Ressourcenplanung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement
• Ausgeprägte Zahlen- und Datenaffinität
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Idealerweise Erfahrung mit LIMS-, ERP- oder Projektmanagementsystemen
• Gute Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit
• Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitig partnerschaftlichem Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Von Vorteil:

• Kenntnisse über Labor- und Analyseprozesse
• Erfahrung mit Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement
• Kenntnisse der Anforderungen an GLP- bzw. regulierte Studienumgebungen
• Erfahrung mit der Optimierung von Arbeitsabläufen und Schnittstellen
• Grundverständnis für Laborgeräte und deren Kapazitäten

• Eine zentrale und verantwortungsvolle Position mit direktem Einfluss auf die Effizienz unserer Projekte
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich an der Schnittstelle verschiedener Fachbereiche
• Großen Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung unserer Prozess- und Ressourcenplanung
• Die Möglichkeit, Abläufe nicht nur zu koordinieren, sondern aktiv besser zu machen
• Ein modernes und fachlich anspruchsvolles Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der einzelnen Bereiche
• Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten