Assistenz (m/w/d) des Verwaltungsdirektors

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.

Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Werden Sie Teil der DHBW Mannheim und lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, junge Menschen dazu zu befähigen, beruflich und persönlich nachhaltig erfolgreich zu sein. Mit unseren 50 berufsintegrierten Studienangeboten in den Fakultäten Wirtschaft, Technik und Gesundheit bieten wir mehr als 5.500 Studierenden die Möglichkeit, sich zum Fach- und Führungskräftenachwuchs zu entwickeln. Diesen Auftrag erfüllen wir mit rund 1.900 dualen Partnern aus allen Wirtschaftsbereichen – überregional und aus der Metropolregion Rhein-Neckar.

Es ist folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz (m/w/d) des Verwaltungsdirektors

Stellenbeginn: 01.01.2027 (ggf. früher)
Arbeitsort: Mannheim
Stellenumfang: 50 %
Dauer: unbefristet
Vergütung: E 6 TV-L
Verfahrensnummer: 21AVD/26

Sie führen eigenständig die Koordination und Organisation des Sekretariats des Verwaltungsdirektors und unterstützen ihn bei allen administrativen Belangen, die seine Tätigkeit umfassen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Administrative Unterstützung für das Gremienmanagement der Hochschule durch z. B. Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des örtlichen Rektorats, des örtlichen Senats und des Hochschulrats inklusive Unterstützung bei der Durchführung von Hochschulwahlen
• Terminplanung, Kalenderpflege, Fristenmanagement, Raumbuchung sowie Koordination von Besprechungen für und mit dem Verwaltungsdirektor
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz im Namen des Verwaltungsdirektors
• Unterstützung des Verwaltungsdirektors bei internen Abstimmungen und Kommunikationsprozessen sowie Umsetzung operativer Aufgaben
• Empfang von Gästen und Organisation der Bewirtung inklusive Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und sonstigen Veranstaltungen
• Organisatorische Unterstützung bei Beteiligungsverfahren der Personal- und Interessenvertretung
• Unterstützung bei Reiseorganisation inklusive Planung, Buchung und Abrechnung
• Bearbeitung der (elektronischen) Ein- und Ausgangspost
• Führung des landeseinheitlichen Aktenplans
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Office-Management (bestenfalls einer Hochschule)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L (bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
• Interne und externe Weiterbildungsangebote ermöglichen Ihre individuelle Entwicklung
• „Open-door-policy“ und flache Hierarchien
• Angenehmes Arbeitsklima im Hochschulumfeld
• Moderne Arbeitsplatzumgebung und Infrastruktur
• Ausgewogene „Work-Life-Balance“
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit (tageweise) zu mobiler Arbeit
• Arbeitgebersubventionierte Mensa auf dem Campus
• Sehr gute Verkehrsanbindung & Zuschuss zum JobTicket BW / JobBike BW / kostenloser Parkplatz
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zertifiziert als familiengerechte Hochschule unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Wir erwarten die üblichen Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Nachweis des Berufsabschlusses, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft beträgt derzeit 39,5 Std./Woche.

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Das Bekenntnis der DHBW zu Vielfalt und Inklusion ist für unseren Erfolg von zentraler Bedeutung. Als Hochschule mit weltweiten Hochschulpartnerschaften und international tätigen Dualen Partnern wissen wir, dass unsere Studierenden und Mitarbeitenden ihr Potential nur dann voll ausschöpfen können, wenn sie die Freiheit haben, sie selbst zu sein.

Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

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